Elektronische facturatie in België: brede adoptie, maar kwaliteitsverschillen blijven

Op 22 januari 2026 is de invoering van elektronische facturatie in België duidelijk in een stroomversnelling gekomen. Aangedreven door de wettelijke verplichtingen richting 2026 en het toenemende gebruik van het PEPPOL-netwerk, zijn steeds meer ondernemingen vandaag in staat om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en te ontvangen.

Toch toont de praktijk aan dat niet alle oplossingen even mature zijn. Achter de positieve cijfers gaan structurele kwaliteitsproblemen schuil die de efficiëntie van het systeem ondermijnen.

PEPPOL-facturen zonder PDF: een onderschat probleem

Een vaak terugkerend knelpunt is dat sommige leveranciers elektronische facturen versturen zonder het bijgevoegde PDF-document.

Hoewel de gestructureerde inhoud (UBL) doorgaans correct is, veroorzaakt het ontbreken van een PDF meerdere problemen:

• Verstoorde gewoontes bij ontvangers
  Boekhouders en ondernemers rekenen nog steeds op een duidelijke visuele voorstelling van de factuur.
• Afhankelijkheid van het Access Point van de ontvanger
  Zonder PDF moet het Access Point zelf een visuele weergave genereren, wat leidt tot verschillen in lay-out en leesbaarheid.
• Risico op verwarring
  Slecht gepresenteerde bedragen, ontbrekende context of onduidelijke structuur kunnen twijfel zaaien, ondanks fiscaal correcte data.

Opmerkelijk genoeg blijkt dat kleine ondernemingen het PDF-bestand vaker correct integreren, terwijl grotere organisaties hier opvallend vaak tekortschieten.

Authenticatieproblemen en controles

Daarnaast worden nog regelmatig problemen vastgesteld bij de authenticatie van bedrijven door bepaalde Access Points.

Oorzaken zijn onder meer:

• onvoldoende kennis of opleiding bij de implementatie,
• gebrekkige onboardingprocedures,
• onvoldoende controle van de uiteindelijke begunstigden (UBO’s).

Dit tast het vertrouwen in het systeem aan en veroorzaakt onnodige blokkeringen.

Dubbels en overmatige meldingen

Een ander veelvoorkomend probleem is de overdaad aan meldingen en dubbele verzendingen:

• automatische notificaties via het Access Point,
• extra e-mails van leveranciers “om zeker te zijn dat de factuur wordt betaald”,
• soms zelfs meerdere versies van dezelfde factuur.

Dit leidt tot verwarring, dubbele boekingen en extra werk — precies het tegenovergestelde van wat elektronische facturatie beoogt.

Een goed concept dat verdere verfijning vraagt

Elektronische facturatie is zonder twijfel een noodzakelijke en positieve evolutie voor België.
Maar om écht efficiënt te zijn, zijn verdere verbeteringen nodig:

• systematische integratie van het PDF-bestand,
• strengere en betere authenticatieprocessen,
• beperking van dubbele communicatie,
• meer aandacht voor gebruiksvriendelijkheid.

Digitalisering moet niet alleen correct, maar ook werkbaar zijn.