PDF- of papieren factuur ontvangen in 2026: uw btw-aftrek blijft behouden

Sinds de verplichte elektronische facturatie tussen ondernemingen in België op 1 januari 2026 in werking trad, komt dezelfde vraag regelmatig terug: wat gebeurt er wanneer een leverancier toch nog een factuur in PDF-formaat of op papier verstuurt? Blijft de btw nog aftrekbaar? Het antwoord is ja.

Een zeer concrete bezorgdheid op het terrein

De basisregel is bekend: voor Belgische B2B-transacties moeten btw-plichtige ondernemingen in principe gestructureerde elektronische facturen uitwisselen. Een eenvoudige PDF die per e-mail wordt verzonden, voldoet dus niet aan deze verplichting. Maar die niet-conforme vorm betekent niet automatisch dat de klant zijn recht op btw-aftrek verliest.

Wat de wetgever heeft bevestigd

Een door de Kamer goedgekeurde tekst voorziet in een terugvaloplossing wanneer de ontvanger technisch niet in staat is om een gestructureerde elektronische factuur te ontvangen. In dat geval blijft de leverancier verplicht een factuur uit te reiken, maar dit mag gebeuren in de klassieke vorm voorzien in artikel 53, §2 van het Btw-Wetboek, dus bijvoorbeeld op papier of in een niet-gestructureerd elektronisch formaat zoals een PDF. Het parlementair dossier werd goedgekeurd en leidde vervolgens tot de wet van 10 februari 2026, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 20 februari 2026.

Het koninklijk besluit bevestigt dezelfde visie

Daarnaast heeft het koninklijk besluit van 17 december 2025, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 31 december 2025, het KB nr. 3 betreffende de btw-aftrek aangepast. In het verslag aan de Koning wordt uitdrukkelijk verduidelijkt dat het niet naleven van de verplichting om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken of te ontvangen weliswaar administratieve sancties kan meebrengen, maar in principe niet verhindert dat een belastingplichtige die over een factuur in een andere vorm beschikt, zijn recht op aftrek kan uitoefenen, op voorwaarde dat de factuur alle wettelijk verplichte vermeldingen bevat.

Wat betekent dit concreet?

Wanneer u vandaag nog een leveranciersfactuur in PDF-formaat of op papier ontvangt, verliest u uw btw-aftrek niet om die reden alleen. Bij een fiscale controle mag de administratie de aftrek niet weigeren enkel omdat de factuur niet in het correcte elektronische formaat werd verzonden. De verantwoordelijkheid voor het formaat ligt in de eerste plaats bij de uitgever van de factuur en bij de technische uitwisselingsmogelijkheden, niet bij de economische realiteit van de verrichting.

Opgelet: de inhoud blijft essentieel

Deze tolerantie betekent niet dat alles zomaar aanvaard wordt. Om de btw aftrekbaar te houden, moet de factuur nog steeds betrekking hebben op een reële verrichting en alle wettelijk verplichte vermeldingen bevatten. Met andere woorden: een fout formaat volstaat niet om de aftrek te verliezen, maar een onvolledige of inhoudelijk onregelmatige factuur kan nog steeds problemen veroorzaken.

De juiste reflex voor ondernemingen

Het praktische advies is eenvoudig:
bewaar uw facturen, ook wanneer ze formeel niet perfect zijn. Zolang ze volledig zijn en een reële verrichting verantwoorden, blijft uw btw-positie sterk. Deze verduidelijking betekent uiteraard niet dat ondernemingen hun overgang naar gestructureerde elektronische facturatie mogen uitstellen, want dat blijft sinds 1 januari 2026 de normale regel.

Samengevat

België heeft eindelijk duidelijkheid gebracht over een punt dat veel accountants en ondernemers ongerust maakte: een PDF- of papieren factuur doet het recht op btw-aftrek niet automatisch vervallen. Het formaat kan aanleiding geven tot een administratieve discussie, maar niet tot een automatische weigering van de aftrek wanneer de factuur inhoudelijk correct is.